To kolejna lekcja bezpłatnego kursu online Nowoczesny gabinet beauty o pracy, kliencie i zarabianiu. Kurs pokazuje realną pracę w branży beauty od pierwszego kontaktu z klientem, przez pracę recepcji, aż po zarządzanie gabinetem i prowadzenie szkoleń.

Kurs składa się z 30 krótkich lekcji publikowanych codziennie. Każda lekcja dotyczy konkretnych sytuacji z pracy w gabinecie i może zostać od razu zastosowana w praktyce.

Program kursu podzielony jest na cztery bloki:

• podstawy pracy w gabinecie beauty
• praca recepcji i obsługa klienta
• zarządzanie gabinetem beauty
• instruktor beauty i prowadzenie szkoleń

Lekcje można czytać po kolei lub wracać do wybranych tematów. Wszystkie materiały są dostępne bezpłatnie.

Zapisy i grafik, który się nie rozsypuje

Znaczenie uporządkowanego grafiku

Grafik wizyt jest podstawą organizacji dnia w gabinecie beauty. Od jego przejrzystości i kontroli zależy płynność pracy zespołu, punktualność zabiegów oraz komfort klientów. Nieuporządkowany grafik powoduje opóźnienia, napięcie w zespole i utratę części przychodów.

Recepcja odpowiada za bieżącą kontrolę grafiku i reagowanie na zmiany w ciągu dnia.

Zasady prawidłowego zapisu wizyty

Podczas zapisu wizyty należy sprawdzić:

• rodzaj zabiegu
• czas trwania
• dostępność osoby wykonującej zabieg
• przerwy między wizytami
• przygotowanie stanowiska

Zapis powinien być precyzyjny. Nie należy wpisywać wizyty orientacyjnie bez określenia czasu trwania.

Po ustaleniu terminu należy go powtórzyć klientowi i upewnić się, że został zapisany poprawnie.

Przykład:
„widzimy się w… o godzinie… na zabieg…”

Kontrola czasu zabiegów

Recepcja powinna znać orientacyjny czas trwania każdego zabiegu. Pozwala to uniknąć nakładania się wizyt i opóźnień.

W przypadku dłuższych zabiegów warto zostawić krótką przerwę między klientami, aby uniknąć pośpiechu i chaosu.

Potwierdzanie wizyt

Potwierdzanie wizyt zmniejsza liczbę nieobecności i porządkuje grafik. Najlepiej wysyłać przypomnienie dzień wcześniej lub w dniu wizyty.

Przykłady wiadomości:
„przypominamy o wizycie w dniu… o godzinie…”
„w razie potrzeby zmiany prosimy o wcześniejszą informację”

Klient, który otrzymuje przypomnienie, rzadziej odwołuje wizytę w ostatniej chwili.

Odwołania wizyt

W przypadku odwołania wizyty należy:

• zaproponować nowy termin
• wpisać go od razu do grafiku
• potwierdzić klientowi zapis

Przykłady:
„możemy zaproponować nowy termin w…”
„sprawdzam dostępność na…”
„który termin będzie odpowiedni”

Nie należy kończyć rozmowy bez próby ponownego zapisu.

Opóźnienia

Jeżeli pojawia się opóźnienie, recepcja powinna:

• poinformować kolejnego klienta
• przekazać informację do gabinetu
• kontrolować czas wizyty

Spokojna i jasna komunikacja pozwala uniknąć napięcia.

Przykłady zdań:
„z powodu opóźnienia wizyta rozpocznie się kilka minut później”
„dziękujemy za cierpliwość”

Wpisywanie kolejnych wizyt

Po zakończeniu wizyty należy od razu zaproponować kolejny termin. Klient, który wychodzi bez zapisu, często nie wraca.

Przykłady:
„proponuję zapisać kolejny termin od razu”
„sprawdźmy dostępność na przyszły miesiąc”
„który dzień będzie dogodny”

Porządek w grafiku

Recepcja powinna na bieżąco sprawdzać:

• czy wizyty się zgadzają
• czy nie ma nakładania się terminów
• czy są wolne miejsca
• czy są zaplanowane przerwy

Regularna kontrola grafiku pozwala uniknąć chaosu.

Najczęstsze błędy

• wpisywanie wizyt bez sprawdzenia czasu
• brak potwierdzeń
• brak kontroli opóźnień
• brak propozycji nowego terminu po odwołaniu
• brak zapisu kolejnej wizyty
• chaos w harmonogramie

Błędy te prowadzą do strat finansowych i napięcia w pracy.

Schemat pracy z grafikiem

• zapis wizyty
• potwierdzenie
• kontrola czasu
• reagowanie na zmiany
• zapis kolejnego terminu
• bieżąca kontrola grafiku

Szybkie podsumowanie

Obszar	Działanie	Efekt
Zapis wizyty	Dokładne sprawdzenie czasu i zabiegu	Brak chaosu
Potwierdzenia	Przypomnienie przed wizytą	Mniej nieobecności
Odwołania	Propozycja nowego terminu	Utrzymanie klienta
Kontrola grafiku	Stałe sprawdzanie zapisów	Płynność dnia
Zapis kolejnej wizyty	Termin po zabiegu	Większa powracalność

 

Uporządkowany grafik wizyt decyduje o płynności pracy gabinetu, punktualności zabiegów oraz komforcie klientów. Dokładny zapis wizyty, znajomość czasu trwania procedur i bieżąca kontrola harmonogramu pozwalają uniknąć opóźnień, napięcia w zespole oraz strat finansowych.

Stałe potwierdzanie wizyt, szybka reakcja na odwołania oraz proponowanie kolejnych terminów po zakończeniu zabiegu zwiększają powracalność klientów i stabilizują pracę dnia. Grafik, który jest na bieżąco kontrolowany i aktualizowany, porządkuje pracę całego gabinetu i ułatwia podejmowanie decyzji organizacyjnych.

To jedna z lekcji bezpłatnego cyklu „Nowoczesny gabinet beauty”, w którym omawiane są codzienne zasady pracy recepcji, organizacji wizyt oraz komunikacji z klientem w gabinecie.

← Poprzednia lekcja

Kolejna lekcja →

Jeśli chcesz rozwijać swoje umiejętności zabiegowe, wiedzę kosmetologiczną lub organizację pracy w gabinecie, zobacz kursy dostępne w naszej szkole online.

Zobacz wszystkie kursy